転職求人評伝@fundanin

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転職で卒業証明書って必要?発行方法から注意点までご紹介!



皆さん、こんにちは。

転職活動を行って内定をもらい、新しい仕事をスタートさせる際、転職先から卒業証明書を求められたことはありませんか?

今現在転職活動をしているという方でも、転職先が決まった際に提出を求められる可能性は大いにあります。

しかし新卒からの就職ならいざ知らず、なぜ転職でも卒業証明書が求められるのでしょうか?

こちらでは企業が転職者に対して卒業証明書の提出を求める理由と、卒業証明書の発行方法や注意点をご紹介いたします。

虚偽の申告をしたり提出を怠ってしまうと、思わぬトラブルが発生することもありますので充分に注意してください。

 

卒業証明書と卒業証書の違いって?

まずは卒業証明書がどういった内容の書面なのかをご説明いたします。

中には卒業証書と勘違いする方もいらっしゃるようですが、卒業証書と卒業証明書はまったくの別物です。

卒業証書は大学や高校、専門学校などを卒業した際に卒業を証明するために発行される証書で、こちらは法律で発行が定められています。

卒業するために必要な課程を修了した人だけが受け取れる証書であることは言うまでもありませんが、公的な証書であることから紛失しても基本的に再発行ができません。

対照的に、卒業証明書は何度でも再発行ができます。

卒業証明書は卒業証書を授与された証明をするための書面です。

少し分かりにくいかもしれませんが、卒業証書は再発行ができない関係から、転職先で提出を求められても原本を渡すことができません。

その代わり卒業証明書であれば、卒業証書を受け取った証明ができますので、卒業証書の代わりが務まると考えられるでしょう。

中には卒業証明書の提出ではなく、卒業証書のコピーを提出すれば良いという企業もありますが、間違っても卒業証書の原本を渡さないようにしましょう。

 

なぜ転職の際に卒業証明書が必要になるのか


それでは転職先の企業が卒業証明書の提出を求めるのにはどんな理由があるでしょうか。

主に2つの理由が挙げられます。

 

学歴詐称を防ぐため

まず代表的な理由が学歴詐称を防ぐためです。転職であろうと新卒であろうと、自身の学歴を詐称して志望している企業に応募書類を提出してしまうと、入社が決まった後に問題が発生します。

学生時代に学んだ内容が社会人になっても役立つシーンはそう多くないと感じている方もいるかもしれませんが、専門職になればなるほど学生時代の知識は仕事に役立ってくるでしょう。

たとえば大学や高専で建築に関して勉強していた場合。

CADの扱い方や図面の見方、専門用語から現場で行われている作業内容など、細かい点まで就業前に学ぶことができます。

しかし、実際に学んでいないのに学歴を詐称して入社してしまった場合、それらの知識はまるでない状態だと言えるでしょう。

企業からすれば当然分かっているだろうということを理解していないことになりますので、目に見える損失に繋がる可能性もあります。

それらのトラブルを避けるために、必要課程を修了している証明となる卒業証明書の提出を求めるのです。

特に実務未経験の職種に転職する場合、学生時代の知識を問われるケースもありますので、卒業証明書が必要になることが多いのではないでしょうか。

 

給与やキャリアを相談するため

そして転職先の給与や将来的なキャリアを相談するために、卒業証明書を求めるケースもあります。

極端な例となりますが、最終学歴が高校卒業の方と大学卒業の方とでは、企業が支払う初任給の額には違いが生まれるでしょう。

そうではなくとも、入社後に人事部の方と定期的な面談が行われる企業の場合、卒業証明書の内容や学歴を業務内容や功績と併せて確認することがあります。

会社にどれだけ貢献したかを図る実績や、勤続年数のほうが重要視されるとは思いますが、学歴が給与やキャリアに多少なりとも影響を与えることになるのは覚えておいたほうが良いでしょう。

 

学歴詐称するとどうなるの?


転職活動を行い、内定をもらえたとしてもすべての企業が卒業証明書を提出するように求めてくるわけではありません。

今現在勤めている会社でも、入社時に卒業証明書を提出するよう言われた覚えがない方もいらっしゃるのではないでしょうか?

私も正社員として働き始めた際、卒業証明書の提出は求められませんでしたので、卒業証明書を発行するために手続きを行うことはありませんでした。

しかし、だからといって学歴を詐称して、無理にでも内定をもらいに行くのは絶対に止めてください。

 

内定取り消しや解雇の可能性大!

学歴詐称が発覚した場合、せっかくもらえた内定が取り消されてしまったり、入社後であっても解雇される可能性が非常に高くなります。

入社後に死に物狂いで勉強をすれば学歴詐称が発覚することなく働き続けられるかもしれませんが、それでも転職先で詐称した事実を隠し通すのは難しいでしょう。

親睦会で口を滑らせてしまったり、親しくなった同僚につい話してしまうことも容易に想像できるのではないでしょうか。

また、企業からすれば内定を出した相手や入社してもらった人のことを、信用して採用しています。

その信用を裏切る行為となりますので、決して褒められたことではないのがお分かりいただけるでしょう。

精力的に行った転職活動がすべて無駄になりますし、同業種の企業に転職したいと考えた場合、企業同士のパイプがあることから悪い噂が広まり、転職がうまくいかなくなる可能性も捨てきれません。

何はともあれメリットと呼べる部分はほぼ皆無でデメリットしかありませんので、無理に背伸びせずにありのままの自分で転職活動を行いましょう。

 

卒業証明書の発行方法とは

それでは具体的に、卒業証明書を企業から求められた際の発行手順をご紹介いたします。

基本的に卒業証明書の発行方法は2通りのみです。例外も考えられますので、そちらに関してもお伝えしたいと思います。

 

母校に出向く

手っ取り早い方法が卒業した母校に出向くことです。

卒業証明書の発行が必要なケースは多くありますし、在校生数が多ければその分卒業生数も多くなりますので、学校側は卒業証明書の発行手続きに多少なりとも慣れている傾向にあります。

母校に赴き、卒業証明書を発行してもらいたい旨を伝えれば必要な手順や書類申請の方法を教えてもらえますので、時間がある方は直接足を運んでみてはいかがでしょうか?

 

電話で郵送してもらう

もう1つの方法として、電話で申請して郵送してもらうこともできます。

学校の方針によっては直接足を運ばないと渡せないケースも考えられますが、申請の手続きをしっかりと踏んでいれば、郵送を断られることもそうそうないでしょう。

卒業した学校から離れた場所に住んでいる場合には、母校に直接出向くことが難しくなると思いますので、電話で一度問い合わせてみてください。

 

代理人に取りに行ってもらうことも可能

また、卒業証明書発行方法の例外として、母校に直接自分が出向くことができなくても、両親や兄弟に取りに行ってもらうことができる場合には、代理人として受け取ることが可能な学校も多くあります。

その際には代理人である証明として委任状が必要であったり、代理人と卒業者本人の身分証明書などが必要になりますが、必要書類の内容が学校や運営している自治体によって異なるケースもありますので、一度問い合わせたほうが良いでしょう。

 

卒業証明書を発行してもらう際の注意点


卒業証明書を発行すること自体決して難しいことではありませんし、時間と簡単な申請書作成における労力をかければ問題なく発行してもらえると思います。

しかし、卒業証明書を発行する上で注意しなくてはいけない点が4つあります。

すべての方に当てはまるわけではない部分もありますが、注意点を事前に母校や転職先の企業に確認しておきましょう。

 

記載内容に間違いがないかを確認する

卒業証明書に記載されている内容に、誤りがあると企業に提出しても意味がなく、むしろトラブルに発展する可能性さえ考えられます。

名前や卒業年、学科名など卒業証明書の記載内容に間違いがないか、必ず確認してから提出してください。

不安な方は母校に問い合わせた際にしっかりと記載される内容がどういった内容になるのか聞いてみたり、直接足を運んだ際に自身の経歴や名前を確認しましょう。

間違った内容で卒業証明書が発行されたというケースを耳にしたことはありませんが、手続きを行うのは学校に所属している事務員の方です。

絶対に間違いが起こらないとは言い切れませんので、確認するに越したことはないのではないでしょうか。

 

発行するのに時間と費用が掛かる

働きながら転職活動を行っている方の場合、あまり卒業証明書の発行に時間を作れず、転職先からの提出期限ギリギリに申請しようと考えることもあるでしょう。

しかし、勘違いしてはいけないのが卒業証明書は申請してからすぐに受け取れる証書ではありません。

発行されるまで数週間は時間がかかりますので、日程に余裕を持って申請しに行きましょう。

費用は平均して500円程度発生しますので、無料ではない点も頭の片隅に置いておいたほうが良いかもしれませんね。

 

卒業証明書は2部発行しておく

また、卒業証明書は転職先の企業から1部提出するように求められたとしても、必ず2部発行してください。

というのも、企業から卒業証明書の記載内容に疑問点があり、質問された際に原本が手元にないと記載内容が確認できなくなってしまいます。

自身の学歴や卒業年など原本を見なくても答えられるとは思いますが、念のため手元に原本を置いておくように心がけてください。

ただ、過去に発行したことがある方でしたら既に手元に1部あると思いますので、毎回2部発行する必要はありませんよ。

 

大学院まで進学している方

こちらはすべての方が当てはまるわけではありませんが、学生時代に大学院まで進学して卒業した方の場合、最終学歴は当然ですが大学院卒になります。

しかし、前述致しましたように企業は学歴詐称を防ぐ目的と同時に、学んだ内容まで知りたいと考える傾向にあります。

大学院では専門性の高い勉強や研究をする関係から、学位証明書や修了証明書を受け取ることもありますし、卒業証明書に学科名が記載されていないケースもあるでしょう。

そういった関係から、企業が求めている情報が卒業証明書だけで得られない可能性があります。

その場合、大学院を卒業していても大学からの卒業証明書を発行してもらうことはできますので、転職先の企業にどの証明書が必要になるのか聞いてみてください。

再発行できることからいくつもの書類を提出するケースもありますし、卒業証明書だけで充分だと言ってもらえることもありますので、大学院まで進学して卒業した方は卒業証明書だけで大丈夫か確認しておきましょう。

 

卒業証明書をもらいにくい場合


さて、在籍していた学校を無事に卒業していたとしても、何かしらの理由から学校に足を運びたくない、連絡をしたくないという方もいらっしゃるのではないでしょうか?

かくいう私も最終学歴が専門学校卒業となりますが、出席率が良くなく、あまり母校に近寄りたくないという気持ちがあります。

しかし、転職先の企業から卒業証明書を提出するよう求められた場合には、直接出向く場合であろうと電話連絡であろうと、必ず母校にコンタクトを取らなくてはいけません。

前向きな気持ちを抱けなくても、必要である以上は卒業証明書を申請してもらいましょう。

 

自分で思っている以上に母校の人は気にしない

ただし、実際のところ自分が思っている以上に、母校の事務員や教員の方は卒業生が在籍していた時のことを気にしていません。

というのも、比較的新しい学校や歴史の浅い学校ならいざ知らず、10年や20年以上運営されていて、毎年数100人もの生徒が入学してきている学校の場合、たった1人の不真面目な生徒のことを印象深く覚えているとは思えないのではないでしょうか?

自分と同じようにあまり学校に行っていなかった生徒や、何かしらのトラブルを起こして停学になったことがある生徒など、いくらでも卒業生の中にいらっしゃいます。

更に、自身が在学中の頃に関わりを持っていた先生が異動している可能性もありますので、事務的な手続きを行ってそれで完了するケースのほうが多いと言えるでしょう。

ネガティブな要因があったとしても、自分が気にしている以上に学校職員の方は気にしていませんので、気兼ねなく卒業証明書を発行してもらってはいかがでしょうか?

 

廃校になって学校がないときはどうしたらいい

日本国内の傾向として、少子高齢化はもう何年も前から口にされていると思います。

その関係から、入学を希望する子どもが少なくなればなるほど学校の運営はままならなくなってしまいますし、挙句の果てには廃校の危機に追いやられることも考えられるでしょう。

私が卒業した専門学校は今でも運営されていますが、高校は統合されてしまいましたし、中学も廃校となっていますので、母校がなくなっているという方も少なくないのではないでしょうか。

しかし、卒業証明書は通常なら母校に出向くなり連絡をするなりして発行してもらう証書です。

母校が廃校している方は、どうすれば受け取れるでしょうか?

 

事務引受校か教育委員会に問い合わせる

方法は2通りあります。1つは母校の事務手続きを引き受けている「事務引受校」で卒業証明書を発行してもらう方法です。

学校が廃校になる場合、その学校が執り行っていた事務内容を引き継いでいる学校が多く存在します。

そうではないと卒業証明書の発行ができなくなってしまいますし、その他にも何かしらの用事で足を運ばなくてはいけないこともあるでしょう。

母校が廃校になっていても事務引受校に連絡をすれば、卒業証明書の発行ができますので安心してください。

もう1つの方法ですが、事務引受校がどの学校なのか分からない、そもそもないのではないかという方は母校を管轄していた教育委員会に問い合わせてみましょう。

事務引受校がないというケースはそうそう考えられませんが、分からない場合には教育委員会に問い合わせれば問題なく申請手続きまでの手順を教えてもらえますよ。
 

 

何年経っていても卒業証明書はもらえる?


こちらで最後の項目となりますが、転職活動を行う方が必ずしも20代、30代の方だとは限りません。

40代や50代の方でも転職活動をすることは充分にあり得ますし、卒業証明書を求められる可能性も皆無とは言えないでしょう。

しかし、最終学歴の学校を卒業してから20年も30年も経過しているのに、卒業証明書を発行してもらえるのか不安に感じる方もいらっしゃるのではないでしょうか?

その点はご安心ください。基本的に、卒業してから何年経っていても卒業証明書は発行してもらえます。

 

卒業証書授与台帳が保管されている

どこの学校でも、卒業証書を授与した人が一目で分かるように、卒業証書授与台帳という物を保管しています。

こちらは学校が定めているのではなく、教育委員会が学校で永久的に保管するよう求めているケースが大多数を占めるものです。

その卒業証書授与台帳を元に卒業証明書が発行されることになりますので、卒業していれば何年経っていようが卒業した経歴は残りますし、発行してもらうことが可能でしょう。

年齢を大きく重ねてから卒業証明書を発行してもらえるのか不安に感じるかもしれませんが、まず間違いなく発行してもらえますので安心して連絡を取ってください。

 

まとめ

いかがでしたか?転職における卒業証明書の必要性から、申請方法の注意点などもお伝えいたしましたが、実際発行手続き自体はそう難しいものではありません。

企業から提出を求められても学歴詐称をしていない限り、問題なく提出できると思いますので、警戒する必要もないでしょう。

ただし、重要な書類であることは間違いありません。給与やキャリアを定めるために必要な書類であり、転職先の企業に信頼されるための証書とも言えます。

期日までに提出できないと、マイナスイメージを持たれた状態で新しい職場での生活をスタートさせなくてはいけなくなりますので、日程に余裕を持って申請してください。

内定がもらえるとそれだけで気を緩めがちになりますが、転職先の企業に入社するまでが転職活動だと思ってやり遂げてくださいね。